Die Frage, wie Außenstände professionell verwaltet werden sollen, stellt sich im Versandhandel kaum noch. Das altbekannte Problem der Eigenaufwendungen für das Inkasso, die nicht auf den Schuldner abgewälzt werden können, wurde durch Outsorcing der Mahnabteilungen umgangen. Flächendeckend werden gerade bei Kleinforderungen bisher Inkassobüros genutzt.
Neues Selbstverständnis: Anwälte als Vertriebspartner
Weitgehend unbekannt ist die Tatsache, dass in diesem Bereich immer öfter spezialisierte Anwaltskanzleien die Aufgaben der Inkassobüros übernehmen. Rechtsanwaltsbüros, die sich auf das Forderungsmanagement konzentriert haben, verstehen sich längst nicht mehr nur als Anwalt des Mandanten, sondern auch als Partner des Kundenmanagements und des Vertriebes. Sie sind mit großen IT-Abteilungen ausgestattet, betreiben eine papierlose Aktenverwaltung und übernehmen das Schnittstellenmanagement des Mandanten, sodass sie ihre hohe Kompetenz einschließlich des juristischen Expertenwissens komplett in den Dienst Ihrer Mandanten stellen können.
Wenn Rechtsanwälte sich der Materie Forderungsmanagement verschreiben, genießt die Leistung von Ihnen einen entscheidenden Vorzug: Sie können alle Prozesse von der Anmahnung über das gerichtliche Mahnverfahren bis hin zur Vollstreckung aus einer Hand anbieten. Inkassobüros dagegen ist die gerichtliche Geltendmachung der Forderungen nach dem Rechtsberatungsgesetz nicht gestat tet; sie dürfen nicht einmal streitige Forderungen bearbeiten. Sie müssen sich dazu eines externen „Vertragsanwaltes“ bedienen. Im Extremfalle muss der Vorgang sogar mehrfach zwischen Inkassobüro und „Vertragsanwalt“ hin- und hergereicht werden. Einem Unternehmen bietet anwaltliche Forderungseinziehung mithin den Vorteil, nur einen Ansprechpartner zu haben.
Schneller am Zug beim säumigen Zahler
Im Klartext bedeutet das: Zeitersparnis! Es ist eine Tatsache, dass Zeit einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Forderungseinzug ist, denn der Wettlauf unter den Gläubigern ist ein bekanntes Phänomen. Durch die Zusammenarbeit solcher Kanzleien mit den zuständigen Amtsgerichten im automatisierten Mahnverfahren werden monatelange Bearbeitungszeiten auf Tage verkürzt. Die Folge:
Das Ausfallrisiko sinkt, die Erfolgsquote steigt.
Das Auftreten eines Inkassodienstleisters ist dabei die direkte Visitenkarte des Unternehmens: Nur, wer auch im sensiblen Bereich der Forderungsbeitreibung konsequent und kompetent agiert, kann
weiterhin auf partnerschaftliche Kunden beziehungen bauen. Eine frühe anwaltliche Mahnung kombiniert daher die bisher nicht genutzte Eskalationswirkung der anwaltlichen Einziehung mit dem seriösen Stil, der von einer Rechtsanwaltskanzlei erwartet werden darf. Dies wiederum wirkt sich positiv auf die Zahlungsbereitschaft aus.
Spezialkenntnisse beim Inkasso-Anbieter sind essentiell: Nicht nur die von Berufs wegen hochqualifizierten Rechtsanwälte, sondern auch deren Mitarbeiterstab muss nachweislich zum Inkasso befähigt sein. In einer Anwaltskanzlei wird deshalb neben der strengen berufsrechtlichen Kontrolle die Ausbildung der Mitarbeiter von der Anwaltskammer überwacht. Für den Forderungseinzug eines
Unternehmens wird in professionellen Kanzleien immer eine eigene Abteilung für jedes Mandat eingerichtet, die mit den Besonderheiten des Geschäftes des Auftraggebers und mit den konkreten Abläufen, der speziellen Kundenstruktur des Mandanten sowie dessen Unternehmensphilosophie genauestens vertraut gemacht wurde. Zusätzlich sind in diesen Abteilungen Mitarbeiter mit Branchen-
kenntnissen, beispielsweise aus dem Einzelhandel, tätig, denen die Marktgegebenheiten bekannt sind.
Telefon-Inkasso: Bedeutende Eskalationswirkung
Bisher ist weitgehend unbeachtet, dass Rechtsanwälte mit Schuldnern telefonieren. Diese Tätigkeit geht weit über das bisher bekannte „Telefoninkasso“ hinaus:
Zunächst ist wieder an die Eskalations wirkung und den Eindruck beim Schuldner zu denken, der entsteht, wenn ein Anwalt persönlich anruft. Weiterhin können dadurch Einwendungen des Schuldners
auf direktem Weg telefonisch geklärt werden. Teil- und Ratenzahlungszusagen werden ebenso schnell wie auch effizient verbindlich besprochen.
Diese Form des Telefoninkassos ist altbekannten Inkassomethoden weit voraus: Denn auch Schuldner mit harten Negativmerkmalen, z. B. einem Insolvenzverfahren, können so zu Zahlungsvereinbarungen bewegt werden. Es hat sich gezeigt, dass ein beachtlicher Teil dieser Schuldner trotz Vorliegen harter Negativ merkmale bereit ist, Zahlungen zu leisten. Hier zeigt sich wieder die Wirkung eines kompetenten Außenauftritts: Ein Schuldner reagiert völlig anders und deutlich zahlungswilliger gegenüber einem Anwalt als gegenüber einem Inkassobüro.
Durch die strukturell andere Herangehensweise einer Anwaltsgesellschaft an das Thema Forderungsmanagement steigt die Realisierungsquote im vorgerichtlichen Bereich: Folglich sinkt der
Anteil der streitigen Verfahren sowie der Zwangsvollstreckung und damit auch der Gerichtskostenaufwand.
Bei der Beauftragung eines Inkassobüros geht der Gläubiger zudem ein weiteres finanzielles Risiko ein, denn Inkassokosten müssen nicht zwangsläufig vom Schuldner als Verzugsschaden ersetzt
werden. Demgegenüber sind Rechtsanwaltsgebühren immer als Verzugsschaden vom Schuldner zu tragen.
IT-Schnittstelle zur Forderungsdatei
Die Leistungsfähigkeit eines Inkassodienstleisters steht und fällt heutzutage mit der Datenverarbeitung. Spezialisierte Rechtsanwaltsbüros unterhalten heute eigene IT-Abteilungen und richten Schnittstellen ein, die individuell auf das Unternehmen abgestimmt werden. Sie bieten gleichzeitig eine regelmäßige, jederzeit online abrufbare Dokumentation über jede einzelne Forderung und das gesamte Forderungsvolumen. Eine anhand dieses Berichtswesens durchgeführte Analyse dient langfristig der Forderungsprophylaxe mit dem Ziel, Forderungsausfälle in Zukunft zu vermeiden. Auch dem betriebsinternen Controlling und den gesetzlichen Dokumentationspflichten wird durch diese bislang nie gekannte Datentransparenz Rechnung getragen. Somit entfällt die zeitraubende eigene Bearbeitung der Forderungsdaten, da anschaulich aufbereitete Daten jederzeit zur Verfügung stehen.
Fallzahl als K.O.-Kriterium
Bei der Auswahl des richtigen Partners sollte man sich also insbesondere von Qualität und Stil leiten lassen - denken Sie an die Außenwirkung des Unternehmens. Außerdem sollte das Augenmerk auf Leistungsfähigkeit gerichtetsein: Nicht jedes Rechtsanwaltsbüro, welches 500 Fälle pro Jahr betreuen
kann, ist auch in der Lage, 5.000, 50.000 oder mehr Fälle qualifiziert zu bearbeiten und abzurechnen.
Im Versandgeschäft, in dem große Volumina kleiner Forderungen einzuziehen sind, sollte daher die Entscheidung für einen Inkassodienstleister sorgfältig geprüft werden - nötigenfalls mit einem Benchmark. Denn nur mit dem richtigen Partner kann sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren.
